Duurzaam synchronisen met SharePoint.

Sinds ik begon met inspectie-toughbooks/laptops in het veld bestond het vraagstuk van synchroniseren van informatie en files met de backoffice systemen in SharePoint. Uitgangspunt was dat de gebruiker niet achteraf nog eens een rapport in elkaar zou moeten zetten.

Ik heb het nu niet over het uitwisselen van informatie via koppelen of direct vullen van SharePointlijsten, maar over het synchroniseren van files zoals foto’s, schetsen in Excel rapporten in pdf, XML-files met informatie enz.

Vanaf het begin gebruikte ik allerlei functies en verschillende kopieer methodieken (al dan niet via netwerkdrives) om al dit soort files over te hevelen naar de backoffice; in mijn geval SharePoint 365. Maar deze manier bleek en blijkt voor langere termijn niet robuust te zijn. Vooral koppelingen via de verkenner worden naar internet werken maar tijdelijk en moeten periodiek worden her-aangemaakt.  Ook de beveiligingen en inlogmethoden van Windows en SharePoint bleken keer op keer te wijzigen en tegen te werken.

Nu ben ik vorig jaar over gegaan op een nieuwe methode van synchroniseren waarbij ik het synchroniseren uit hand geven aan ...Microsoft zelf.

Het heet Onedrive en bestaat nog maar redelijk kort. Met dit product omzeilde ik de beveiliging doordat deze eenmalig werd ingesteld bij aanmaken van de koppeling. Het was Microsoft zelf die ervoor zorgde dat de sync op de achtergrond plaatsvond. Dit geeft voor de gebruiker geen extra wachttijd om op speciale tijden te kunnen synchroniseren. Je moet natuurlijk wel online zijn…

Nu heb je verschillende soorten Onedrives: Onedrive persoonlijk en Onedrive voor bedrijven. Echter wat ik nodig bleek te hebben was een Onedrive synchronisatie die onderdeel is van SharePoint accounts en/of bij sommige office 365 accounts voor bedrijven. Deze OneDrive koppelt naar een standaard SharePoint bibliotheek zoals een mediabibliotheek of een documentenbibliotheek.



De juiste OneDrive

Eindelijk bleek mijn synchronisatie frustratie getemd te zijn. Via dit mechanisme was het synchroniseren met SharePoint duurzamer, sneller, en op de toekomstige veranderingen voorbereid.

 

Natuurlijk zijn er enkele haken en ogen op te merken. Bijvoorbeeld, Een gebruiker had per ongeluk de synchronisatie op “Pauze” gezet zonder dit zelf in de gaten te hebben. Een andere keer bleek het Microsoft upload center alle officedocumenten tegen te houden, wat alleen door legen van de Cache hiervan een oplossing bracht. Maar in het algemeen raad ik iedereen aan op bij SharePoint file synchronisate deze methodiek te gebruiken!

 

 

 

Applicaties kopen of maken?

Vaak begin je met vanuit een werkbehoefte een tooltje te bouwen om snel en eenvoudig iets te hebben wat niet direct op de markt verkrijgbaar is.
Zo begon ik in excel met het bijhouden van mijn projecturen en declaraties, dit om makkelijk optellingen per maand/jaar te maken en voor facturatie en omzetbepaling. Een paar formules en macros en hup je hebt een mooie excel met per tabblad een maandoverzicht en met was macros en formules een overzicht per projectdelen.

Maar al snel wil je toch meer ..en ga je kijken op internet naar een applicatie die aan al je wensen voldoet. Het blijkt vaak dat deze spaarzaam aanwezig zijn , maar toch niet geheel aan je verwachtingen voldoen of zodanig duur zijn dat je besluit toch weer zelf aan de gang te gaan.

Het bleek al snel dat dat excel niet voldoet aan mijn eisen. Dus ben ik begonnen in office/access om over meerder jaren mijn financiële (inclusief facturen) en projectgegevens op te slaan. Ondertussen had ik mijn applicatie Profi genoemd, vanwege de projecten en financiële informatie die het bevat.
Nu sla ik er naast allerlei bedrijf- en projectgegevens ook andere gegevens op zoals opdrachtgeversinformatie, medewerkers, belasting informatie, rittenregistratie....



Profi applicatie

Ook voer ik de uren per project in op via internet (SharePoint 365) en zit dit gekoppeld aan de applicatie.

Al met al vind ik het handig om het geheel zelf ontworpen te hebben naar eigen inzicht, daar ik zelf een intensieve gebruiker ook ben.


Wellicht kan deze applicatie ook voor andere ZZP-ers en kleine bedrijven een uitkomst bieden, die in de markt niet kunnen vinden wat aansluit bij hun wensen.

Wil je mijn gratis projecten-excel, die ik een aantal jaar zelf hebt gebruikt? Dan kan je deze downloaden via mijn site: Peter@Pepro.nl/Service. Wie weet kan je hier al mee uit de voeten!

keten automatiseren van inspecties

Een inspectie wordt uitgevoerd en dan...?
Meestal hangen hier een aantal activiteiten aan vast zoals:

• Het oplossen binnen bepaalde tijd van geconstateerde problemen.
• Het inlichten van het personeel die hier mee te maken heeft.
• Het vullen van systemen die hier mee te maken heeft

In veel gevallen wordt de inspectie aangeleverd door een extern bedrijf op "digitaal papier" pdf of vergelijkbaar en op een bedrijfsfolder opgeslagen. Op den duur raakt deze informatie kwijt of vergeten.

Pepro inspecties slaat essentiële gegevens logisch op in een online database, publiceert ze en alarmeert de juiste personen.

assetdata en documenten

Iedereen heeft wel gehoord van assetdata management hetzelfde geldt ook voor document management. Op de markt bestaan ook uitgebreide software pakketten om beide gebieden in te richten. Vooral documentmanagement heeft na de digitalisering van documenten een vlucht genomen. In praktijk hebben deze 2, voor wat betreft het beheer van assets, sterk met elkaar te maken. Dit is een aspect wat tot nu nog niet sterk is ontwikkeld.

De assets zelf worden vaak object georienteerd ontworpen, Denk aan de fiets die opgebouwd is uit een frame, zadel, wielen een stuur, de wielen zijn weer opgebouwd uit een velg spaken en banden. Zo ontstaat in dit geval een assetboom (tree) waarbij de relatie tussen de assettypes  "bestaat uit" kenmerkt. Zo is ook bv het duitse KKS systeem gemaakt waarbij de assetnummering  (identificatie)  zijn plaats in de hiërarchie (tree) weergeeft. Ook alle kenmerken (datavelden bv installatie datum) die bij de assets horen zijn dan gelijk in de opbouw van de boom meegenomen. Voor documenten geldt hetzelfde als de datavelden van een asset. Ze kunnen dus ook gehangen worden aan een asset, die op zijn beurt weer in de boom hangt.

Dit wordt in de praktijk niet veel gedaan. Wel worden er in document managementsystemen veel metadata aan meegegeven. Maar dan moet je meer denken aan  bijvoorbeeld: documentstatus, (design, as-build..)versienummering, auteur, project..enz. Essentieel is dus dat je ze dus aan de bijbehorende asset hangt, waarbij elke assettype een eigen documentsoort(en) bevat. Nu pas kan je je dus afvragen of je nog documenten mist van een bepaalde asset of assetboom!  Of in geval van onze fiets; van garantiebewijs tot buitenband typespecificatie

Documenten komen echter ook voort uit andere bronnen al dan niet verbonden aan assettypes. Denk aan documenten die afkomstig zijn uit produkten of fabrikaten (bijvoorbeeld installatiehandleidingen), algemene criteria, berekeningen ten behoeve van bijvoorbeeld gebouwventilatie of events (bijvoorbeeld asbest of onderhoudsinspecties). Deze hangen echter niet rechtstreeks aan de asset maar indirect. Door ze aan bovengenoemde bronnen te koppelen zijn ze beter vindbaar en worden ze niet meerdere keren opgeslagen. Zo blijven de documenten uniek

Ik heb voor al deze documenten relaties tussen assets / assetdata, hun ontstaan en hun omgevingsfactoren in kaart gebracht met behulp van een eigen modellering applicatie. Dit met als uitgangspunt de informatiebehoefte van een nutsbedrijf. Dit is nuttig zijn om al uw informatie in uw bedrijf in kaart te brengen en te structureren. Op deze manier wordt terugvindbare informatie verkregen!

NEN 3140 en ARA

Pepro heeft besloten om het product ARA ook geschikt te maken voor het uitvoeren en registreren van installatie inspecties zoals NEN 1010 en NEN 3140.


Er zijn veel overeenkomsten tussen deze twee ogenschijnlijk verschillende zaken (Asbest en installaties).

• Vastleggen per locatie van events (inspecties)
• Vastleggen van de resultaten van de inspecties in een database
• Vervolgacties uitzetten n.a.v. de inspecties
• Vastleggen van de rapportage
• Publiceren aan rest van het bedrijf en de wereld van de resultaten

Eneco Warmte en Koude heeft veel interesse getoond in deze ontwikkeling .

Planning en Control tool asbestinventarisaties voor Oesterbaai Midden

Oesterbaai Midden maakt gebruik van een applicatie, door Pepro ontwikkeld, voor de opname  van asbest met tablets door Pepro.

Nu aansluitend op de behoefte van Oesterbaai Midden heeft Pepro een planning en Control applicatie gemaakt om de binnenkomende inventarisatie opdrachten uit te zetten naar de inventariseerders met hun tablet. de status van de inventarisatie bij te houden en uiteindelijk een inventarisatie rapport op te leveren. Ook wordt voor de klanten die over ARA beschikken een XML aangemaakt. zodat ze de informatie automatisch kunnen verwerkten.

Pilot Enexis van start

Enexis heeft besloten om een proef te doen met asbestopname en verwerking via ARA.
Het is de bedoeling om ca. 100 stations in Venlo met de applicatie te gaan opnemen en te verwerken. Na de opname zal een evaluatie plaatsvinden om te kijken hoe Enexis de tool verder zal gaan uitrollen.