Iedereen heeft wel gehoord van assetdata management hetzelfde
geldt ook voor document management. Op de markt bestaan ook uitgebreide
software pakketten om beide gebieden in te richten. Vooral
documentmanagement heeft na de digitalisering van documenten een vlucht
genomen. In praktijk hebben deze 2, voor wat betreft het beheer van
assets, sterk met elkaar te maken. Dit is een aspect wat tot nu nog niet
sterk is ontwikkeld.
De assets zelf worden vaak object georienteerd ontworpen, Denk
aan de fiets die opgebouwd is uit een frame, zadel, wielen een stuur, de
wielen zijn weer opgebouwd uit een velg spaken en banden. Zo ontstaat in dit
geval een assetboom (tree) waarbij de relatie tussen de assettypes "bestaat
uit" kenmerkt. Zo is ook bv het duitse KKS systeem gemaakt waarbij de
assetnummering (identificatie) zijn plaats in de hiërarchie
(tree) weergeeft. Ook alle kenmerken (datavelden bv installatie datum)
die bij de assets horen zijn dan gelijk in de opbouw van de boom meegenomen.
Voor documenten geldt hetzelfde als de datavelden van een asset. Ze kunnen
dus ook gehangen worden aan een asset, die op zijn beurt weer in de boom hangt.
Dit wordt in de praktijk niet veel gedaan. Wel worden er in
document managementsystemen veel metadata aan meegegeven. Maar dan moet je meer
denken aan bijvoorbeeld: documentstatus, (design,
as-build..)versienummering, auteur, project..enz. Essentieel is dus
dat je ze dus aan de bijbehorende asset hangt, waarbij elke assettype een
eigen documentsoort(en) bevat. Nu pas kan je je dus afvragen of je nog
documenten mist van een bepaalde asset of assetboom! Of in geval van onze
fiets; van garantiebewijs tot buitenband typespecificatie
Documenten komen echter ook voort uit andere bronnen al dan niet
verbonden aan assettypes. Denk aan documenten die afkomstig zijn uit produkten
of fabrikaten (bijvoorbeeld installatiehandleidingen), algemene
criteria, berekeningen ten behoeve van bijvoorbeeld
gebouwventilatie of events (bijvoorbeeld asbest of onderhoudsinspecties).
Deze hangen echter niet rechtstreeks aan de asset maar indirect. Door
ze aan bovengenoemde bronnen te koppelen zijn ze beter vindbaar en worden ze
niet meerdere keren opgeslagen. Zo blijven de documenten uniek
Ik heb voor al
deze documenten relaties tussen assets / assetdata, hun ontstaan en hun
omgevingsfactoren in kaart gebracht met behulp van een eigen
modellering applicatie. Dit met als uitgangspunt de informatiebehoefte van een
nutsbedrijf. Dit is nuttig zijn om al uw informatie in uw bedrijf in kaart
te brengen en te structureren. Op deze manier
wordt terugvindbare informatie verkregen!
