Duurzaam synchronisen met SharePoint.

Sinds ik begon met inspectie-toughbooks/laptops in het veld bestond het vraagstuk van synchroniseren van informatie en files met de backoffice systemen in SharePoint. Uitgangspunt was dat de gebruiker niet achteraf nog eens een rapport in elkaar zou moeten zetten.

Ik heb het nu niet over het uitwisselen van informatie via koppelen of direct vullen van SharePointlijsten, maar over het synchroniseren van files zoals foto’s, schetsen in Excel rapporten in pdf, XML-files met informatie enz.

Vanaf het begin gebruikte ik allerlei functies en verschillende kopieer methodieken (al dan niet via netwerkdrives) om al dit soort files over te hevelen naar de backoffice; in mijn geval SharePoint 365. Maar deze manier bleek en blijkt voor langere termijn niet robuust te zijn. Vooral koppelingen via de verkenner worden naar internet werken maar tijdelijk en moeten periodiek worden her-aangemaakt.  Ook de beveiligingen en inlogmethoden van Windows en SharePoint bleken keer op keer te wijzigen en tegen te werken.

Nu ben ik vorig jaar over gegaan op een nieuwe methode van synchroniseren waarbij ik het synchroniseren uit hand geven aan ...Microsoft zelf.

Het heet Onedrive en bestaat nog maar redelijk kort. Met dit product omzeilde ik de beveiliging doordat deze eenmalig werd ingesteld bij aanmaken van de koppeling. Het was Microsoft zelf die ervoor zorgde dat de sync op de achtergrond plaatsvond. Dit geeft voor de gebruiker geen extra wachttijd om op speciale tijden te kunnen synchroniseren. Je moet natuurlijk wel online zijn…

Nu heb je verschillende soorten Onedrives: Onedrive persoonlijk en Onedrive voor bedrijven. Echter wat ik nodig bleek te hebben was een Onedrive synchronisatie die onderdeel is van SharePoint accounts en/of bij sommige office 365 accounts voor bedrijven. Deze OneDrive koppelt naar een standaard SharePoint bibliotheek zoals een mediabibliotheek of een documentenbibliotheek.



De juiste OneDrive

Eindelijk bleek mijn synchronisatie frustratie getemd te zijn. Via dit mechanisme was het synchroniseren met SharePoint duurzamer, sneller, en op de toekomstige veranderingen voorbereid.

 

Natuurlijk zijn er enkele haken en ogen op te merken. Bijvoorbeeld, Een gebruiker had per ongeluk de synchronisatie op “Pauze” gezet zonder dit zelf in de gaten te hebben. Een andere keer bleek het Microsoft upload center alle officedocumenten tegen te houden, wat alleen door legen van de Cache hiervan een oplossing bracht. Maar in het algemeen raad ik iedereen aan op bij SharePoint file synchronisate deze methodiek te gebruiken!

 

 

 

Applicaties kopen of maken?

Vaak begin je met vanuit een werkbehoefte een tooltje te bouwen om snel en eenvoudig iets te hebben wat niet direct op de markt verkrijgbaar is.
Zo begon ik in excel met het bijhouden van mijn projecturen en declaraties, dit om makkelijk optellingen per maand/jaar te maken en voor facturatie en omzetbepaling. Een paar formules en macros en hup je hebt een mooie excel met per tabblad een maandoverzicht en met was macros en formules een overzicht per projectdelen.

Maar al snel wil je toch meer ..en ga je kijken op internet naar een applicatie die aan al je wensen voldoet. Het blijkt vaak dat deze spaarzaam aanwezig zijn , maar toch niet geheel aan je verwachtingen voldoen of zodanig duur zijn dat je besluit toch weer zelf aan de gang te gaan.

Het bleek al snel dat dat excel niet voldoet aan mijn eisen. Dus ben ik begonnen in office/access om over meerder jaren mijn financiële (inclusief facturen) en projectgegevens op te slaan. Ondertussen had ik mijn applicatie Profi genoemd, vanwege de projecten en financiële informatie die het bevat.
Nu sla ik er naast allerlei bedrijf- en projectgegevens ook andere gegevens op zoals opdrachtgeversinformatie, medewerkers, belasting informatie, rittenregistratie....



Profi applicatie

Ook voer ik de uren per project in op via internet (SharePoint 365) en zit dit gekoppeld aan de applicatie.

Al met al vind ik het handig om het geheel zelf ontworpen te hebben naar eigen inzicht, daar ik zelf een intensieve gebruiker ook ben.


Wellicht kan deze applicatie ook voor andere ZZP-ers en kleine bedrijven een uitkomst bieden, die in de markt niet kunnen vinden wat aansluit bij hun wensen.

Wil je mijn gratis projecten-excel, die ik een aantal jaar zelf hebt gebruikt? Dan kan je deze downloaden via mijn site: Peter@Pepro.nl/Service. Wie weet kan je hier al mee uit de voeten!

keten automatiseren van inspecties

Een inspectie wordt uitgevoerd en dan...?
Meestal hangen hier een aantal activiteiten aan vast zoals:

• Het oplossen binnen bepaalde tijd van geconstateerde problemen.
• Het inlichten van het personeel die hier mee te maken heeft.
• Het vullen van systemen die hier mee te maken heeft

In veel gevallen wordt de inspectie aangeleverd door een extern bedrijf op "digitaal papier" pdf of vergelijkbaar en op een bedrijfsfolder opgeslagen. Op den duur raakt deze informatie kwijt of vergeten.

Pepro inspecties slaat essentiële gegevens logisch op in een online database, publiceert ze en alarmeert de juiste personen.