Duurzaam synchronisen met SharePoint.

Sinds ik begon met inspectie-toughbooks/laptops in het veld bestond het vraagstuk van synchroniseren van informatie en files met de backoffice systemen in SharePoint. Uitgangspunt was dat de gebruiker niet achteraf nog eens een rapport in elkaar zou moeten zetten.

Ik heb het nu niet over het uitwisselen van informatie via koppelen of direct vullen van SharePointlijsten, maar over het synchroniseren van files zoals foto’s, schetsen in Excel rapporten in pdf, XML-files met informatie enz.

Vanaf het begin gebruikte ik allerlei functies en verschillende kopieer methodieken (al dan niet via netwerkdrives) om al dit soort files over te hevelen naar de backoffice; in mijn geval SharePoint 365. Maar deze manier bleek en blijkt voor langere termijn niet robuust te zijn. Vooral koppelingen via de verkenner worden naar internet werken maar tijdelijk en moeten periodiek worden her-aangemaakt.  Ook de beveiligingen en inlogmethoden van Windows en SharePoint bleken keer op keer te wijzigen en tegen te werken.

Nu ben ik vorig jaar over gegaan op een nieuwe methode van synchroniseren waarbij ik het synchroniseren uit hand geven aan ...Microsoft zelf.

Het heet Onedrive en bestaat nog maar redelijk kort. Met dit product omzeilde ik de beveiliging doordat deze eenmalig werd ingesteld bij aanmaken van de koppeling. Het was Microsoft zelf die ervoor zorgde dat de sync op de achtergrond plaatsvond. Dit geeft voor de gebruiker geen extra wachttijd om op speciale tijden te kunnen synchroniseren. Je moet natuurlijk wel online zijn…

Nu heb je verschillende soorten Onedrives: Onedrive persoonlijk en Onedrive voor bedrijven. Echter wat ik nodig bleek te hebben was een Onedrive synchronisatie die onderdeel is van SharePoint accounts en/of bij sommige office 365 accounts voor bedrijven. Deze OneDrive koppelt naar een standaard SharePoint bibliotheek zoals een mediabibliotheek of een documentenbibliotheek.



De juiste OneDrive

Eindelijk bleek mijn synchronisatie frustratie getemd te zijn. Via dit mechanisme was het synchroniseren met SharePoint duurzamer, sneller, en op de toekomstige veranderingen voorbereid.

 

Natuurlijk zijn er enkele haken en ogen op te merken. Bijvoorbeeld, Een gebruiker had per ongeluk de synchronisatie op “Pauze” gezet zonder dit zelf in de gaten te hebben. Een andere keer bleek het Microsoft upload center alle officedocumenten tegen te houden, wat alleen door legen van de Cache hiervan een oplossing bracht. Maar in het algemeen raad ik iedereen aan op bij SharePoint file synchronisate deze methodiek te gebruiken!